Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris - Job Deskripsi

Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah sekretaris. Sekretaris adalah sebuah jabatan yang sangat berperan penting dalam membantu Direksi, karena sekretaris memiliki tugas utama untuk membuat agenda kegiatan, menyiapkan laporan serta mendampingi Direksi saat sedang mengikuti perjalanan Dinas.

Sekretaris merupakan jabatan yang dikhususkan bagi para kaum hawa, karena pada dasarnya wanita memiliki tingkat ketelitian yang lebih tinggi dibanding pria, serta piawai dalam mengatur waktu untuk membuat agenda kegiatan Direksi.

Ilustrasi Seorang sekretaris

Nah, berikut adalah deskripsi lengkap mengenai pekerjaan Sekretaris secara lebih lengkap :

Nama Jabatan : Secretary/Sekretaris
Jabatan Atasan : Direksi
Jabatan Bawahan : -

Tugas Sekretaris
Seorang sekretaris dalam perusahaan mempunyai banyak tugas. Adapun tugas-tugasnya adalah :

1. Menjalankan Perintah Pimpinan
Seorang sekretaris memiliki kewajiban untuk menjalankan perintah pimpinan dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :
• mencari informasi
• mengumpulkan data
• membuatkan naskah pidato, dll.

2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
Sekretaris juga memiliki kewajiban dalam membantu pekerjaan pimpinan seperti menggantikan pimpinan apabila pimpinan berhalangan hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan dengan baik.

3. Penghubung Antara Pimpinan dan Anggota
Seorang sekretaris bertugas menyampaikan kebijakan kepada anggota baik melalui selebaran maupun broadcast message. Begitupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan.

4. Penghubung Pimpinan dengan Orang di luar Organisasi
Seorang sekretaris memiliki sebagai pintu penghubung ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pimpinan.

5. Melakukan korespondensi
Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pimpinan/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.

6. Pengarsipan
Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat-surat dan dokumen lain.

7. Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas mengatur jadwal pertemuan maupun rapat para pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pimpinan dengan organisasi lain.

8. Kreatif
Tugas sekretaris ini berhubungan dengan berbagai aspek penunjang yang diminta pimpinan atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :
• Menyiapkan rencana kerja
• Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
• Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.

Lihat juga: Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Staff

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris juga dituntut untuk dapat membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administatif maupun konsep dalam arti memberi ide-ide maupun saran agar pihak manajemen dapat mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Adapun tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performa diri sendiri dan upaya berkembang ke arah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri agar bisa tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar tugas pimpinan dengan mengefisienkan pengaturan waktu dan distribusi informasi.
b. Mendistribusikan informasi secara jelas dan akurat dari kantor pimpinan.
c. Mendukung lancarnya alur kerja kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih fokus pada hal-hal strategis dan berdampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif demi perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility
Sekretaris bertanggung jawab dalam upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya kepada kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud dengan aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan kelompok informal yang positif dalam lingkungan perusahaan.
e. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility
Bertanggung jawab untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

9. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja
Berperan aktif dalam membantu melancarkan tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi, merupakan Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris. Sekretaris akan berperan sebagai wakil dari pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.Bidang Umum Sekretaris

Beberapa bidang umum dimana sekretaris dibutuhkan:

• Pemerintahan baik pemerintah daerah dan nasional
• Universitas
• Rumah Sakit
• Bisnis
• Amal
• Lembaga keuangan
• Perusahaan
• Perusahaan Hukum

Keterampilan & kemampuan Yang Dibutuhkan Sekretaris

• Kemampuan interpesonal
• Keterampilan kerja tim
• Kemampuan berorganisasi
• Keterampilan negosiasi
• Ketegasan
• Manajemen waktu
• Pengambilan keputusan dan keterampilan pemecahan masalah
• Kemampuan berkomunikasi

Demikianlah ulasan yang bisa kami bagikan mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dan Job Deskripsinya. Semoga ulasan di atas bermanfaat.

Berbagi :