9 Tugas dan Tanggungjawab Customer Service yang Harus Kamu Tahu!

Seringkali kita melihat lowongan pekerjaan perusahaan yang membutuhkan seorang cutomer service. Tetapi, apa sebenarnya tugas dan tanggungjawab customer service?

Mungkin kamu sudah mengetahui beberapa jobdesk customer service secara umum, kamu juga bisa melihatnya ketika berada di bank, rumah sakit, atau ketika mengunjungi perusahaan lainnya.

Tugas dan tanggungjawab customer service ternyata tidak sesimpel itu,lho! Ada beberapa tugas yang harus dilakukan sehingga perusahaan terkenal baik dalam pelayanannya.

Pada penerapannya, cutomer service bertugas untuk berinteraksi dengan pelanggan atas nama suatu badan atau lembaga. Misalkan saja ketika ada permasalahan yang bersangkutan dengan badan itu, customer service inilah yang bertanggungjawab pertama untuk mengahadapinya.

Meski demikian, hal ini juga tergantung dengan posisi dan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan. Artinya, tanggungjawab customer service berbeda-beda sesuai dengan tempat di mana mereka bekerja.

Apa Tugas dan Tanggugjawab Customer Service?

Menjadi seorang customer service memang tidaklah mudah, ada beberapa hal yang perlu dipahami sehingga tugasnya dapat terselesaikan dengan benar.

Ada beberapa syarat yang umum ditemukan saat ada lowongan pekerjaan posisi ini, seperti misalkan berhubungan dengan jenis kelamin, dan penampilan yang menarik.

Mengapa demikian? Ya, karena tugas dan tanggung jawab customer service berada di bagian depan dan langsung berhubungan dengan pelanggan atau tamu.

Meskipun tidak selamanya menarik diartikan sebagai cantik dan tampan, penampilan customer service harus dijaga dan pastinya memiliki sifat yang cekatan dan ramah.

Jika kamu seorang yang ingin menjadi customer service, beberapa tugas dan tanggungjawab di bawah ini perlu kamu pelajari, antara lain:

1. Menjawab pertanyaan tentang produk atau layanan perusahaan

Tugas dan tanggungjawab customer service yang pertama adalah menjawab pertanyaan umum tentang layanan atau produk yang dimiliki perusahaan dari pelanggan.

Dalam hal ini customer service harus memiliki pegetahuan dan wawasan yang cukup tentang produk atau layanan perusahaan. Pemahaman menjadi aspek penting customer service, karena seringkali pelanggan menanyakan kebingungannya kepada pihak perusahaan atau badan.

Nah, inilah tugas seorang customer service untuk menjawabnya. Bisa dibilang jika customer service merupakan perwakilan perusahaan yang akan berinteraksi dengan pelanggan dan menanggapi pelanggan.

2. Memproses pesanan dan transaksi

Beberapa tugas dan tanggungjawab seorang customer service yaitu melibatkan penerimaan dan pemrosesan pesanan yang masuk. Dalam hal ini termasuk dengan transaksi serta penanganan dan pembatalan pesanan, atau pengembalian produk.

Tujuannya tak lain untuk memastikan jika pesanan dan transaksi pelanggan diproses secara efisien dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Artinya, customer service juga berperan untuk memproses pesanan ataua transaksi yang masuk. Dan ini merupakan sebuah bentuk tugas customer service.

3. Menyelesaikan masalah teknis

Menyelesaikan masalah produk atau layanan, pemecahan masalah, dan memberikan bantuan teknis berkelanjutan kepada pelanggan adalah tugas customer service.

Selain itu, customer service bertanggungjawab untuk memberikan bantuan kepada pelanggan ketika adanya komplain atau kurang pahamnya penggunaan produk atau layanan.

Dalam kondisi inilah dibutuhkan customer service yang memiliki pengetahuan baik terhadap produk, sehingga ketika ada pelanggan yang merasa kesulitan, customer service bisa menyelesaikan masalahnya.

Customer service seringkali bekerjasama dengan tim pengembang produk untuk memastikan pengoptimalan produk dan peningkatan pengalaman pengguna.

4. Menyampaikan informasi tentang penawaran perusahaan

Selain menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah, tugas dan tanggung jawab customer service juga memberikan informasi tentang penawaran khusus perusahaan saat bertemu atau berinteraksi dengan pelanggan.

Secara spesifik mungkin ini termasuk dalam tugas seorang marketing, tetapi customer service tidak sepenuhnya bertanggungjawab terhadap target.

Customer service hanya terlibat untuk memberikan informasi, menanggapi pertanyaan produk, dan memastikan pengalaman layanan yang baik.

5. Memberikan penjangkauan pelanggan yang proaktif

Menurut berbagai penelitian, konsumen saat ini mengharapkan layanan pelanggan menjadi lebih proaktif dan personal. Dengan demikian, customer service tidak hanya diminta untuk menanggapi permintaan secara reaktif. Jangkauan pelanggan yang proaktif juga menjadi tugasnya. Ini termasuk menawarkan dukungan bahkan sebelum pelanggan meminta bantuan.

Sebagai contoh:

· - Melalui obrolan langsung yang proaktif

· - Memberi tahu pelanggan tentang masalah produk atau layanan yang relevan dengan permasalahan

· - Terlibat dalam percakapan pelanggan di media sosial

· - Secara aktif membalas percakapan dari pelanggan

6. Menangani keluhan pelanggan

Menangani keluhan pelanggan mungkin termasuk salah satu bagian tersulit untuk customer service. Meski begitu, ini merupakan tugas dan tanggungjawab seorang custoemr service.

Mereka harus berurusan dengan pelanggan yang merasa kurang puas dengan layanan atau penggunaan produk. Hal ini tentu saja wajar dan sering terjadi, atau bahkan tidak bisa dihindari.

Mengingat customer service berada di bagian depan, tugasnya adalah untuk menghadapi komplain atau keluhan yang dialami oleh pelanggan.

Dalam hal ini, customer service sangat dibutuhkan untuk memiliki kemampuan penggunaan bahasa yang baik, jelas, dan pengendalian emosi yang baik.

Karena dengan hal ini akan bisa meredakan pelanggan yang mungkin merasa kurang puas sehingga seringkali terbawa amarah.

7. Mengumpulkan dan menganalisis feedback pelanggan

Tidak hanya sampai disitu, tugas dan tanggungjawab seorang customer service adalah mengumpulkan dan menganalisis feedback atau umpan balik pelanggan.

Mengumpulkan pengalaman pengguna dan menganalisis apa yang seharusnya dinginkan untuk pelanggan menjadi satu hal penting untuk dilakukan. Ini juga dapat menindaklanjuti penyelesaian masalah secara personal tentang solusinya.

Selain itu, customer service perlu mencatat saran pelanggan tentang apa saja yang perlu ditingkatkan pada kinerja perusahaan dan kemudian menyampaikan pada manajer perusahaan.

8. Menanggapi ulasan pelanggan

Platform ulasan saat ini semakin populer dan penting untuk mempengaruhi tingkat kredibilitas perusahaan. Ulasan merupakan pendapat dan pengalaman orang lain saat membuat keputusan pembelian.

Menanggapi ulasan produk atau perusahaan yang ditulis oleh pelanggan menjadi tanggung jawab yang penting untuk customer service. Setiap ulasan online negatif dapat dengan mudah menjangkau audiens yang besar dan memengaruhi potensi penjualan.

Oleh karena itu, customer service harus tahu cara menangani ulasan negatif dan mengubah perspektif pelanggan. Karena secara keseuruhan akan mempengaruhi reputasi brand perusahaan.

9. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan

Tugas dan tanggungjawab customer service lainnya adalah menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Dari keseluruhan tugas di atas, tentu tujuan utamanya untuk menjaga agar pelanggan tetap memiliki hubungan baik dengan pihak perusahaan.

Mulai dari penanganan masalah, pemberian solusi, mengatasi keluhan, dan lainnya, ini akan menimbulkan tingkat hubungan yang baik secara berkelanjutan.

Karena itu, customer service harus bersikap ramah kepada setiap penggan, memberikan pelayanan yang maksimal, dan menyenangkan.

Nah, inilah beberapa tugas dan tanggungjawab seorang customer service yang harus kamu pahami. Jika kamu ingin menjadi customer service yang baik, pastikan kamu menguasai skill yang dibutuhkan dan pemahaman tugas yang baik agar karir kamu juga semakin baik. Semoga bermanfaat!